Colliers Finland -konsernin vuokra-asunnon hakijarekisterin tietosuojaseloste
10.5.2021
1. Rekisterinpitäjä
Colliers Finland Group Oy
Y-tunnus 2396296-6
Ratamestarinkatu 7 B
00520 Helsinki
2. Yhteystiedot rekisteriasioissa
Hille Amnell
hille.amnell@colliers.com
Puh. +358 44 723 8719
3. Rekisterin nimi
Vuokra-asunnon hakijarekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Colliers Finland Group Oy ja samaan konserniin kuuluvat yritykset (jäljempänä Colliers) kerää ja tallettaa vuokra-asunnon hakijoiden henkilötietoja vuokra-asunnon haun ja asumisoikeusprosessin käynnistämiseksi.
Tietojen käsittely perustuu Colliersin oikeutettuun etuun, jotta se voi tarjota vuokra-asunnon hakupalvelua toimeksiantajille sekä vuokra-asunnon hakijoille. .
5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisteri sisältää tietoja vuokra-asunnon hakijasta sekä muista mahdollisista hakijan kanssa asumaan tulevista henkilöistä. Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja vuokra-asunnon hakijasta ja kanssahakijasta
- Perustiedot: etu- ja sukunimi, kansalaisuus, kotipaikka
- Yksilöintitiedot: henkilötunnus
- Yhteystiedot: sähköposti, puhelinnumero, postiosoite sekä toivottu yhteydenottotapa
- Työsuhdetiedot
- Raskaustodistus ja laskettu aika
- Hakemukseen liittyvät tiedot:
- Hakemustyyppi (uusi hakemus/asunnon vaihto)
- Haettavan asunnon tyyppi ja muut tiedot (esim. paikkakunta, kaupunginosa, talotyyppi, asunnon tarve)
- Tiedot nykyisestä asunnosta
- Asunnon tarpeen syyt
- Tarvittaessa hakijan itsensä antamat muut tarpeelliset tiedot
- Arava/korkotuettuihin hakemuksiin liittyvät tiedot
- Tulo- ja varallisuustiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.
7. Tietojen luovutukset ja siirrot sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Colliers luovuttaa vuokra-asunnon hakijan ja kanssahakijan tiedot vuokranantajalle vuokrasopimuksen solmimisen yhteydessä.
Colliers käyttää ulkopuolista palveluntarjoajaa, Visma Tampuuri Oy:tä, henkilötietojen keräämiseen ja hallinnointiin, jolloin palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. palvelun järjestelmän ylläpidon ja viankorjauksen vuoksi.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat
Tiedot säilytetään Colliersin tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu erikseen nimetyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Colliers varmistaa henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen.
Vuokra-asuntohakemus on voimassa kolme kuukautta hakemuksen jättämisestä. Colliers säilyttää hakemuksen tietoja lainsäädännön mukaisesti, esim. välitysliikelain mukaan vuokra-asuntohakemus säilytetään viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Lisäksi Colliers noudattaa arava- ja korkotukiasuntoihin liittyviä sääntöjä ja ohjeistuksia säilytysaikojen osalta.
9. Rekisteröidyn oikeudet ja pyynnöt
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja poistamista.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.
Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.