Colliers Finland -konsernin asuntovuokrauksen ja -palveluiden tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Colliers Finland Group Oy
Y-tunnus 2396296-6
Firdonkatu 2 T 173
00520 Helsinki
2. Yhteystiedot rekisteriasioissa
Hille Amnell
Firdonkatu 2 T 173, 00520 Helsinki
hille.amnell@colliers.com
Puh. +358 44 723 8719
3. Palvelu ja Colliersin rooli
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan Colliersin asuntovuokraustoiminnan henkilötietojen käsittely, joka koskee asunnonhakijoita, kanssahakijoita, vuokralaisia sekä Colliersin digitaalisen asukassivuston ja asukassovelluksen käyttäjiä.
Colliers harjoittaa asuntojen vuokrausta sekä manageeraus- ja vuokrahallinnointipalveluja asiakkaidensa – asuntojen omistajien – lukuun. Colliers toimii henkilötietojen käsittelyssä kahdessa eri roolissa:
- Vuokrahakemuksen käsittelyn osalta Colliers toimii rekisterinpitäjänä. Tällöin Colliers itse päättää henkilötietojen käsittelyn tarkoituksista ja keinoista, ja rekisteröity voi osoittaa tietosuojaa koskevat pyyntönsä suoraan Colliersille kohdassa 2 mainittuun yhteystietoon. Colliers toimii rekisterinpitäjänä myös rahanpesulain mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi tarpeellisen henkilötietojen käsittelyn osalta.
- Vuokrasopimuksen syntymisen jälkeen manageeraukseen ja vuokrahallintoon liittyvä henkilötietojen käsittely tapahtuu asunnon omistajan (rekisterinpitäjän) lukuun, jolloin Colliers toimii henkilötietojen käsittelijänä. Rekisterinpitäjänä toimii tällöin vuokranantaja tai kiinteistöyhtiö. Tältä osin mahdolliset tietosuojaa koskevat rekisteröityjen pyynnöt ja tiedustelut Colliers ohjaa asianomaiselle rekisterinpitäjälle.
Tämän tietosuojaselosteen mukaisia käytäntöjä sovelletaan kaikkeen Colliersin asuntovuokraustoiminnassa tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn.
4. Rekisterin nimi
Asuntovuokrauksen ja -palveluiden rekisteri
5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Colliers Finland Group Oy:n ja samaan konserniin kuuluvien yritysten (jäljempänä Colliers) henkilötietojen käsittely perustuu Colliersin tai rekisteröidyn oikeutettuun etuun, Colliersin ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen, rekisteröidyn antamaan suostumukseen tai lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Lakisääteinen velvoite käsittää muun muassa rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017, jäljempänä rahanpesulaki) mukaiset asiakkaan tuntemisvelvoitteet.
Colliersin oikeutettu etu käsittää Colliersin ja rekisteröidyn välisen asiakassuhteen tai Colliersin liiketoiminnallisiin intresseihin, kuten asiakastyytyväisyyden, palveluiden laadunvalvonnan sekä palveluiden kehittämisen. Colliersin oikeutettu etu voi myös liittyä riskien kartoitukseen ja hallintaan sekä oikeuksien ja omaisuuden suojaamiseen. Tietojen käsittely perustuu Colliersin oikeutettuun etuun, jotta se voi tarjota vuokra-asunnon vuokrauspalvelua asuntojen omistajille sekä vuokra-asunnon hakijoille. Kun henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun, arvioidaan käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidylle. Colliers on arvioinut, ettei rekisteröityjen oikeudet ja edut syrjäytä Colliersin oikeutettua etua. Colliers antaa pyynnöstä lisätietoja oikeutettuun etuun perustuvasta henkilötietojen käsittelystä.
Henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että rekisteröity on hakenut Colliersin kautta vuokra-asuntoa, asuu Colliersin vuokraamassa asunnossa tai Colliersin asiakkaan omistamassa asunnossa, jolle Colliers tarjoaa asunnon vuokraus- ja palveluita, on joskus asunut Colliersin vuokraamassa asunnossa, käyttää Colliersin digitaalista asukassivustoa, on pyytänyt tietoa vapaista/vapautuvista asunnoista tai on ilmoittautunut uutiskirjeen tilaajaksi.
Vuokrasuhteen aikainen asiakasviestintä, kuten asumiseen ja vuokrasuhteeseen liittyvä tiedottaminen, perustuu Colliersin ja rekisteröidyn väliseen sopimussuhteeseen sekä Colliersin oikeutettuun etuun.
Colliers käsittelee henkilötietoja sähköiseen suoramarkkinointiin Colliersin oikeutetun edun perusteella sekä sähköisen viestinnän palveluista annetun lain 200 §:n 3 momentin perusteella. Silloin kun sähköinen suoramarkkinointi ei perustu Colliersin oikeutettuun etuun, henkilötietoja käsitellään vain, mikäli rekisteröity on antanut suostumuksensa sähköiseen suoramarkkinointiin.
Asukassovelluksen kautta voidaan markkinoida myös Colliersin ulkopuolisten yhteistyö-kumppaneiden tarjoamia palveluita, kuten siivouspalveluita. Tällaisen markkinoinnin osalta henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn erikseen antamaan suostumukseen. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.
6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Colliers käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja siltä osin kuin se on tarpeellista asuntojen vuokraus- ja välitystoiminnassa sekä kiinteistöjen manageerauksessa. Henkilötietojen antaminen asuntohakemuslomakkeella on edellytys sopimussuhteen ja/tai asiakassuhteen syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja Colliers ei voi tuottaa vuokrauspalvelua.
Colliers käyttää rekisteröidyn henkilötietoja muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:
• asukasvalinta
• Colliersin digitaalisen asukassivuston ja asukassovelluksen (asukkaille tarkoitetun verkkopalvelun ja mobiilisovelluksen) käyttö, ylläpito ja kehittäminen, mukaan lukien sovelluksen kautta tarjottavat asukaspalvelut, viestintä, vikailmoitukset, varaukset, vuokranmaksu sekä Colliersin yhteistyökumppaneiden tarjoamien palveluiden markkinointi asukkaan suostumuksella
• vuokrasopimuksen laatiminen
• vuokrasopimussuhteen syntyminen ja rahanpesulain mukaisten tarkistusten tekeminen: Kun asunto vuokrataan rekisteröidylle, tarvitaan henkilötietoja vuokra-sopimuksen solmimiseen ja ylläpitämiseen sekä rahanpesulainsäädännön vaatimien tarkistusten tekemiseen
• asiakassuhteen hoitaminen sekä kehittäminen
• asiakaspalvelun laatu ja kehittäminen: asukastyytyväisyyskyselyiden järjestäminen vuokrasuhteen aikana
• vuokranantajan oikeuksista ja velvollisuuksista huolehtiminen
• vuokra-asuntojen kunnossapito ja vuokrasopimuksen hallinta: henkilötietoja käsitellään vuokra-asuntojen kunnossapidon toteuttamisen yhteydessä, vikailmoitusten hoitamisessa, vuokrasopimusten hallinnassa sekä muuttotilanteessa tehtävien tarkastusten ja takuutarkastusten yhteydessä
• vuokrahallinto ja muu maksuliikenne: asiakkaan henkilötietoja tarvitaan vuokrien, käyttökorvausten ja muiden laskujen laskutuksessa ja perinnässä sekä niihin liittyvässä palvelussa
• markkinointi ja viestintä, mukaan lukien asiakasviestintä ja markkinointiviestien lähettäminen sähköpostitse LianaMailer-palvelun (Liana Technologies Oy) kautta vuokrasuhteen aikana
• asiakaspalveluun ja -viestintään, esimerkiksi Colliers Asunnot -sivuston chat-keskustelun kautta lähetetyt viestit Colliers tallettaa vastatakseen vuokra-asuntohakijan hakemusta koskeviin tiedusteluihin ja pyyntöihin
• koulutus- ja turvallisuustarkoitukset: tallennettuja sähköposteja, puheluita ja chat-keskusteluja voidaan hyödyntää muun muassa työntekijöiden koulutuksessa, henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamisessa ja turvallisuutta tai omaisuutta uhkaavien tilanteiden ennaltaehkäisyssä tai selvittämisessä
• liiketoiminnan ja palvelujen hallinnointi, tuottaminen ja kehittäminen
• riskien hallinta ja tietoturvallisuus: henkilötietoja käsitellään riskien kartoituksessa, Colliersin ja asiakkaiden oikeuksien ja omaisuuden suojaamisessa sekä fyysisen turvallisuuden ja tietoturvallisuuden toteuttamisessa
• turvallisuuden ja oikeusturvan varmistaminen
Osa yllä luetelluista tarkoituksista liittyy vuokrasuhteen aikaiseen manageeraukseen ja vuokrahallintoon, jolloin Colliers toimii pääsääntöisesti henkilötietojen käsittelijänä asunnon omistajan lukuun kohdassa 3 kuvatun mukaisesti.
7. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteri voi sisältää tietoja vuokra-asunnon hakijoista, vuokralaisista, Colliersin digitaalisen asukassivuston käyttäjistä sekä heidän puolisoistaan, yhteismaksajasta, muista asumaan tulevista henkilöistä sekä ali- ja jälleenvuokralaisista. Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:
Perustiedot
• henkilön etu- ja sukunimi
• henkilötunnus tai henkilötunnuksen puuttuessa todistus oleskeluoikeudesta, EU-kansalaisilta rekisteröintitodistus ja tarvittaessa kopio matkustusasiakirjasta kansalaisuuden selvittämiseksi
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• osoite
• pankkitilitiedot maksupalautuksia tai korvauksia varten
• asiointikieli
Tuntemistiedot
• Rahanpesulainsäädännön edellyttämät tuntemistiedot, kuten asiakkaan tunnistamiseksi sekä taloudellisen aseman ja poliittisen vaikutusvallan selvittämiseksi tarpeelliset tiedot. Tieto pakotteiden alaisuudesta.
Asiakkuus- ja sopimustiedot
• Asiakkuuden yksilöivät ja luokittelevat tiedot, kuten hakemusnumero. Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisten sopimusten tiedot, kuten sopimuksen alkupäivämäärä, vuokravakuuden tiedot sekä tiedot vuokranmaksun toteuttamiseksi.
Asunnon hakijaa ja asukasvalintaa koskevat tiedot
• hakemustyyppi (uusi hakemus/asunnon vaihto)
• haettavan asunnon tyyppi ja muut tiedot (esim. paikkakunta, talotyyppi ja asunnon tarve)
• aiempi osoite ja tiedot nykyisestä asunnosta
• työssäkäynti, ammatti, työsuhteen kesto ja tulo- ja varallisuustiedot
• verotiedot, velka- ja velkajärjestelytiedot
• oleskeluluvan tiedot
• luotto- ja maksukäyttäytymistiedot
• väestörekisteritiedot
• henkilön yritysyhteydet
• asiakkaan lähettämät muut tiedot kuten tieto terveydentilasta, siviilisääty ja sukupuoli
• mikäli vuokra-asunnon hakija on alle 18-vuotias, rekisteri sisältää lisäksi seuraavat tiedot hänen huoltajastaan: huoltajan etunimi ja sukunimi, henkilötunnus tai syntymäaika, yhteystiedot sekä maininta luottotiedoista
Asiakastapahtumatiedot
• Asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tehtävät ja tapahtumat.
Tallenteet ja viestien sisältö
• Erimuotoiset viestit, joissa rekisteröity on osapuolena, kuten sähköpostiviestit, puhelutallenteet, reklamaatiot tai muu viestintä.
Tekniset tunnistamistiedot
• Laitteen tai sovelluksen määrittämä tunniste, jonka avulla laitteen tai sovelluksen käyttäjä on tunnistettavissa käyttämällä tarvittaessa lisätietoja tai sähköisen tunnistamisen tiedot.
Käyttäytymistiedot
• Rekisteröidyn palvelujen käytön sekä verkkokäyttäytymisen seuranta, esimerkiksi evästeiden avulla.
Asukassivustoon ja asumiseen liittyvät tiedot
• vuokrasopimustiedot, laskutus-, maksu- ja perintätapahtumatiedot
• vikailmoitukset ja niiden käsittely
• asuntokohtaisten kulutus- ja energiatietojen seuraaminen
• asunnon kunnossapitoon ja korjaamiseen liittyvät toimenpiteet
• avainhallinta ja sähköinen lukitusjärjestelmä
• asukastiedot taloyhtiön digitaalisille porrasnäytöille, mikäli kohteessa on digitaalinen porrasnäyttö
• autopaikka-, sauna- ja pesulavuorot
• ovenavauspalvelut
• viestintä asunnon tai kiinteistön korjauksista ja muu vuokrasuhteeseen liittyvä viestintä
• vuokranmaksutositteiden toimittaminen
• vuokrasaatavien ja asiakaslaskutuksen perintään kuuluvat toimenpiteet
• asumishäiriöiden hoito
• vuokranmaksutiedot
Asukassovelluksen käyttöön liittyvät tiedot
• sovelluksen ja verkkopalvelun käyttötiedot, kuten kirjautumistiedot ja käyttöhistoria
• AI Co-Pilot -chatbotin keskusteluhistoria ja vuorovaikutustiedot
• asukaspalveluiden (Avy Marketplace) tilaus- ja sopimustiedot sekä niihin liittyvät suostumukset
Valtion tukemien vuokra-asuntojen hakemuksiin liittyvät tiedot
Henkilötietojen käsittely perustuu pääsääntöisesti valtion tukemien vuokra-asuntojen asukasvalintaa koskevaan sääntelyyn ja sitä tarkentaviin viranomaisohjeistuksiin. Haettavan/vuokrattavan asunnon ollessa valtion tukema kohde, Colliers kysyy muun muassa seuraavia tietoja:
• valtion tukeman vuokra-asunnon hakijan perustiedot kuten nimi, yhteystiedot sekä kansalaisuus ja henkilötunnus
• valtion tukemaa vuokra-asuntoa koskevaan hakemukseen liittyvät tiedot, kuten haetut asunnot ja hakemushistoria, työtilanne, luottotiedot, asunnontarve sekä nykyisen asunnon tiedot
• asuntohakemuksen liitteet, kuten todistus tuloista/palkkalaskelma, muu todistus toimeentulosta tai esitäytetty veroilmoitus
• vuokrasuhteen tiedot, kanssamuuttajien tiedot
• rekisteröidyn omalla suostumuksella raskaustodistus ja laskettu aika
8. Säännönmukaiset tietolähteet
Colliers saa rekisterin tietoja rekisteröidyn asuntohakemuslomakkeelta ja sen liitteistä. Lisäksi tietoja saadaan esimerkiksi vuokrasopimuksen tekemisen yhteydessä, rekisteröidyn kirjautuessa Colliersin digitaaliselle asukassivustolle tai käyttäessä sivustoa, sekä rekisteröidyn puhelinsoiton tai sähköpostiviestin kautta. Alle 18-vuotiaan vuokra-asunnon hakijan huoltajan tiedot saadaan hakijalta tai huoltajalta itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös asuinkumppaneilta, huoltoyhtiöiltä, Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä, yritysyhteystiedoista ja väestörekisteritiedoista sekä viranomaisilta kuten Digi- ja väestötietovirastosta, ulosottolaitokselta sekä Kelasta.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös muista henkilörekistereistä, yhteistyö-kumppaneilta sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä rahanpesulain tai muun lainsäädännön edellyttämässä laajuudessa.
9. Tietojen luovutukset ja siirrot
Colliers ei pääsääntöisesti luovuta keräämiään henkilötietoja ja noudattaa salassapito-velvollisuutta henkilötietojen suhteen, ellei lainsäädäntö tai oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen muuta edellytä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa Colliers Finland Group Oy:n kanssa samaan konserniin kuuluville yhtiöille sellaisiin tarkoituksiin, jotka eivät ole ristiriidassa tässä selosteessa kuvattujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kanssa.
Vuokrauspalvelun hoitaminen edellyttää, että tietoja voidaan luovuttaa vuokranantajalle. Vuokra-asunnon hakijan ja mahdollisen kanssahakijan tietoja on luovutettava vuokranantajalle esimerkiksi vuokrauspäätöksen tekemiseksi tai vuokrasopimuksen solmimisen yhteydessä. Manageeraus- ja vuokrahallintovaiheessa Colliers toimii asunnon omistajan lukuun henkilötietojen käsittelijänä. Kunkin asunnon omistajan kuvauksen henkilötietojen käsittelytoimista saat kyseiseltä rekisterinpitäjältä.
Tietoja voidaan luovuttaa rakentajalle ja lukkoliikkeelle asiakkaan muuttovalmisteluiden järjestämiseksi tai huoltotoimenpiteiden suorittamiseksi asunnoissa.
Tietoja luovutetaan perintätilanteessa perintätoimistolle. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten välitystoimintaa valvovalle viranomaiselle, valtion tukeman asuntorakentamisen keskukselle tai Verohallinnolle.
Colliers käyttää ulkopuolista palveluntarjoajaa, Visma Sirius Oy:tä, henkilötietojen keräämiseen ja hallinnointiin. Palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. palvelun järjestelmän ylläpidon ja viankorjauksen vuoksi.
Colliers käyttää asiakasviestinnän ja markkinointiviestien lähettämiseen Liana Technologies Oy:n LianaMailer-palvelua. LianaMailer on Software as a Service -palvelu, jossa Liana Technologies Oy hoitaa teknisen toteutuksen ja ylläpidon, ja Colliers vastaa sisällöntuotannosta ja palvelun käyttämisestä. Liana Technologies Oy käsittelee henkilötietoja Colliersin lukuun henkilötietojen käsittelijänä ainoastaan viestien lähettämisen edellyttämässä laajuudessa.
Lisäksi Colliers käyttää vuokra-asunnon hakijoiden luottotietojen, yritysyhteyksien ja väestörekisteritietojen tarkastamiseen Suomen Asiakastieto Oy:n palvelua, jossa Suomen Asiakastieto Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä Colliersin lukuun.
Colliers käyttää asiakaspalvelun tikettijärjestelmänä Zendesk Inc.:n palvelua. Colliers Asunnot -sivuston chat-keskustelut, yhteydenottolomakkeen kautta lähetetyt tiedot sekä vikailmoituslomakkeen tiedot ohjautuvat Zendesk-tikettijärjestelmään. Zendesk Inc. toimii henkilötietojen käsittelijänä Colliersin lukuun ja käsittelee asiakkaan nimen, yhteystiedot, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen ja osoitteen.
Colliers käyttää asukassovelluksen tarjoamiseen Avy AB:tä (y-tunnus 559163-3259, Ruotsi), joka toimii henkilötietojen käsittelijänä Colliersin lukuun. Avy AB käyttää palvelun tuottamisessa seuraavia alikäsittelijöitä: Tink (maksujenkäsittely, EU), SendInBlue (viestintä, EU), Google Cloud Platform (pilvipalvelu ja tietojen tallennus, EU) sekä Microsoft Azure / OpenAI (AI-toiminnot, kuten Co-Pilot, EU). Kaikki Avy AB:n alikäsittelijät käsittelevät henkilötietoja EU:n/ETA:n alueella. Asukassovelluksen kautta tarjottavien asukaspalveluiden (Avy Marketplace) yhteydessä asukkaan henkilötietoja voidaan asukkaan suostumuksella siirtää kulloinkin sovelluksessa mukana oleville palvelukumppaneille, kuten vakuutus-, sähkösopimus-, laajakaista- ja siivouspalveluiden tarjoajille sekä muille asumiseen liittyviä palveluja tarjoaville kumppaneille, palvelun toteuttamiseksi. Avy AB:llä on oikeus lisätä ja poistaa palvelukumppaneita sovelluksesta.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, lukuun ottamatta vähäisessä määrin Iso-Britanniaa. Siirto Iso-Britanniaan perustuu Euroopan komission tietosuoja-asetuksen 45 artiklan nojalla antamaan vastaavuuspäätökseen, sellaisena kuin se on kulloinkin voimassa. Zendesk Inc.:n osalta henkilötietoja voidaan siirtää Yhdysvaltoihin; siirto perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU-U.S. Data Privacy Framework) ja/tai EU:n komission mallisopimuslausekkeisiin.
Tietojen käsittelyssä voidaan käyttää alihankkijoita, ja tietoja voidaan siirtää EU:n/ETA:n ulkopuolelle. EU:n/ETA:n ulkopuolelle siirrettäessä siirto tapahtuu käyttäen EU:n komission mallisopimuslausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat
Colliers noudattaa rekisterin suojauksessa ja rekisterin käytön valvonnassa EU:n ja kansallisen tietosuojalainsäädännön määräyksiä. Tiedot säilytetään Colliersin tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu erikseen nimetyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Colliers varmistaa henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen.
Colliers säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen edellä määriteltyjen tarkoitusten, mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden ja lainsäädännössä asetettujen vaatimusten vuoksi.
Asuntohakemuksia, jotka eivät ole johtaneet tarjoukseen tai sopimukseen, säilytetään enintään viisi (5) vuotta. Välitysliikelain mukaisesti välitystoimeksiantoon liittyviä tietoja ja asiakirjoja säilytetään viisi vuotta toimeksiannon päättymisen jälkeen. Laissa ja muissa ohjeistuksissa määriteltyjen säilytysaikojen jälkeen Colliers säilyttää henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeen laskutuksen, perinnän ja mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi, kuitenkin enintään 10 vuotta.
Rahanpesulain mukaiset asiakkaan tuntemistiedot säilytetään vähintään viisi (5) vuotta asiakassuhteen päättymisestä rahanpesulain 3 luvun 3 §:n mukaisesti.
Asiakaspalautteita ja reklamaatioita säilytetään niin kauan kuin on tarpeen palautteen tai reklamaation käsittelemiseksi tai mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.
Puhelutallenteita, sähköpostiviestittelyä ja muuta vuoropuhelua säilytetään enintään kymmenen (10) vuotta vuokrasuhteen päättymisestä tai, mikäli vuokrasuhdetta ei ole syntynyt, enintään viisi (5) vuotta tallentamispäivästä.
Suomen Asiakastieto Oy:n palvelussa hakijan luottotietokyselyt, rikasteet ja päätösehdotukset tallennetaan kryptatussa muodossa enintään kahdentoista (12) kuukauden ajaksi. Lisäksi kyselytiedot tallennetaan raportointitietokantaan, jossa ne pseudonymisoidaan kuukauden kuluessa tallentamisesta ja anonymisoidaan täysin, kun tapausten ikä on 60–72 kuukautta.
Rekisteröityjen henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin rekisteröity asuu Colliersin asiakkaan omistamassa vuokra-asunnossa. Mikäli Colliersin ja asunnon omistajan välinen palvelusopimus päättyy, kaikki rekisteröityä koskevat henkilötiedot poistetaan, ellei Colliersilla ole muuta lakisääteistä tai sopimukseen perustuvaa perustetta tietojen säilyttämiselle.
12. Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi
Colliers käyttää automatisoitua päätöksentekoa ja profilointia osana Colliers Asunnot
-sivustolla tapahtuvaa omatoimista vuokrausta (vuokraa heti -palvelu). Lisäksi asukassovelluksessa on käytössä AI Co-Pilot -toiminto, joka hyödyntää tekoälyä asukkaiden kysymyksiin vastaamisessa ja palveluohjauksessa. AI Co-Pilot ei tee oikeudellisesti tai muutoin merkittäviä automaattisia päätöksiä asukkaita koskien. Vuokraa heti -palvelun käyttäminen edellyttää vuokra-asunnonhakijalta vahvaa tunnistautumista verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Mikäli asunto vuokrataan yhdessä toisen henkilön kanssa, myös kanssahakijalta edellytetään vahvaa tunnistautumista. Tunnistautumisen kautta saamme hakijan nimen, henkilötunnuksen sekä kansalaisuuden. Vuokrauspäätös tehdään hakijan tunnistautumistietojen, luottotietojen, iän sekä mahdollisten kansainvälisten pakotteiden perusteella. Hakijan tulee olla rekisteröitynyt Suomen väestötietojärjestelmään.
Kun vuokra-asunnonhakija käyttää vuokraa heti -palvelua, Colliers tarkastaa osana automaattista päätöksentekoa hakijan luottotiedot, yritysyhteydet ja väestörekisteritiedot Suomen Asiakastieto Oy:n palvelun kautta sekä mahdollisen kansainvälisten pakotteiden kohdistumisen hakijaan ja mahdollisen asukashistorian, mikäli hakija on asunut aikaisemmin Colliersilta vuokraamassa asunnossa. Suomen Asiakastieto Oy:n palvelu muodostaa kyselyiden, rikasteiden ja Colliersin valitsemien ehtojen perusteella automaattisen päätösehdotuksen, jonka pohjalta Colliers voi paremmin hallita vuokraustoimintaan liittyviä riskejä. Colliersin valtuuttamilla käyttäjillä on oikeus tehdä myös manuaalisia luottopäätöksiä. Mahdolliset luottotietohäiriöt, kansainväliset pakotteet ja ongelmat asumishistoriassa voivat estää asunnon vuokraamisen vuokraa heti -palvelun kautta.
Asunnon vuokraaminen vuokraa heti -palvelun kautta ei ole mahdollista, jos asunnonhakija on muuttanut Suomeen alle kolme (3) kuukautta sitten tai jos asunnonhakija on alle 18-vuotias. Tällöin hakija voi jättää tavanomaisen asuntohakemuksen.
Mikäli asunto vuokrataan toisen henkilön kanssa, Colliers tarkastaa molempien vuokra-asunnonhakijoiden tiedot. Vuokrasopimus voidaan vuokraa heti -palvelun kautta tehdä yhteisesti enintään kahdelle henkilölle. Vuokraa heti -palvelussa vuokrasopimuksen tekemisen edellytyksenä on, ettei kummallakaan vuokranhakijalla ole edellä mainitun laista estettä asunnon vuokraamiselle.
Rekisteröidyllä on oikeus riitauttaa pelkästään automatisoituun käsittelyyn perustuva päätös ja toimittaa lisäselvitystä. Rekisteröity voi myös pyytää manuaalista päätöksentekomenettelyä automatisoidun sijaan. Automatisoitua päätöksentekoa koskevat tiedustelut ja pyynnöt rekisteröity voi toimittaa sähköpostiosoitteeseen: asiakaspalvelu@colliers.com.
13. Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitteleekö Colliers häntä koskevia henkilötietoja. Jos henkilötietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisteröidyn oikeutta saada henkilötiedot voidaan kuitenkin rajoittaa EU:n tietosuoja-asetuksen nojalla tai siitä voidaan kieltäytyä, jos henkilötietojen antaminen vaikuttaa haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat esimerkiksi Colliersin liikesalaisuudet ja toisen henkilön henkilötiedot. Oikeutta voidaan rajoittaa myös kansallisessa laissa säädetyin perustein.
Tietoja pyydettäessä Colliersilla on oikeus pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä henkilötietoja tai käsittelytoimia pyyntö koskee.
Oikeus vaatia henkilötietojen oikaisemista, rajoittamista, poistamista ja siirtämistä
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa oikaisemista, jos henkilötiedot ovat epätarkkoja, virheellisiä, puutteellisia tai vanhentuneita.
Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä. Tällainen oikeus on esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity kiistää henkilötietojen oikeellisuuden tai käsittelyn lainmukaisuuden. Tällöin tietojen käsittelyä rajoitetaan, kunnes Colliers on varmistanut tietojen oikeellisuuden tai käsittelyn lainmukaisuuden.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista, mikäli tietojen käsittelylle ei ole enää olemassa perusteltua syytä. Tällaisesta pyynnöstä huolimatta Colliersilla on kuitenkin velvollisuus säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin tietojen käsittely on tarpeen lainsäädännön noudattamiseksi tai mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.
Mikäli rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään suostumuksen tai sopimussuhteen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset Colliersille toimittamansa itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus peruuttaa annettu suostumus
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus.
Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa kieltää häntä koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa. Mikäli rekisteröity kieltää henkilötietojen käytön suoramarkkinoinnissa, tietoja ei saa enää käsitellä kyseiseen tarkoitukseen.
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä tietyissä tapauksissa
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä, kun henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittelyn perusteena on Colliersin ja rekisteröidyn välinen sopimus.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Suomen Tietosuojavaltuutetun verkkosivut löytyvät osoitteesta: https://tietosuoja.fi
Oikeuksien käyttäminen käsittelijätilanteessa
Siltä osin kuin Colliers toimii henkilötietojen käsittelijänä asunnon omistajan lukuun manageeraus- ja vuokrahallintovaiheessa kohdassa 3 kuvatun mukaisesti, rekisteröidyn tulee osoittaa henkilötietojen käsittelyä koskevat pyyntönsä ja tiedustelunsa suoraan asianomaiselle rekisterinpitäjälle eli vuokranantajalle tai kiinteistöyhtiölle. Colliers ohjaa tällaisessa tilanteessa vastaanottamansa pyynnöt asianomaiselle rekisterinpitäjälle
14. Rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä asioissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa kaksi (2) mainittuun Colliersin yhteyshenkilöön.
Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Rekisterinpitäjä voi periä pyynnön toteuttamisesta kohtuullisen maksun myös silloin, jos rekisteröidyn pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton. Vaihtoehtoisesti rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnöstä.
15. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Colliers voi päivittää tätä tietosuojaselostetta liiketoiminnan kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa. Tietosuojaseloste on päivitetty 1.9.2026.